Conheça alguns pontos fundamentais à boa gestão da telefonia e saiba a melhor forma de implementá-los com eficiência na sua empresa
Uma gestão de telefonia eficiente é fundamental para otimizar a comunicação interna das empresas e para melhorar o acesso dos clientes a elas.
Isso porque ela possibilita o controle corporativo dos canais de telefonia e a redução de custos para a empresa, sem prejuízo da comunicação eficiente.
Por isso, separamos abaixo algumas dicas para que você faça o gerenciamento da telefonia da sua empresa de forma adequada. Acompanhe!
Adeque o uso da telefonia corporativa
Antes de mais nada, é fundamental que todos entendam a finalidade do uso do telefone na empresa. Ou seja, é preciso educar os funcionários para que eles apenas o utilizem quando estritamente necessário.
Isso impactará fortemente na redução de custos e mostrará a necessidade de a empresa mexer nos seus planos de telefonia atuais, ou a possibilidade de se adequar a eles.
Faça o mapeamento de gastos
Assim como os outros setores, também é preciso controlar a telefonia, definindo gastos fixos e móveis, para evitar contas altas inesperadas.
Além disso, é importante identificar se as soluções de telefonia contratadas atendem às necessidades da empresa, ou se a melhor opção seria a troca de planos ou de operadora.
Reavalie seu plano
As condições dos serviços de telefonia que você contrata são as melhores do mercado, considerando o custo-benefício para sua empresa? Se não, é preciso repensar essa contratação.
Uma boa gestão passa pela análise das diversas empresas de telefonia disponíveis no mercado, para comparar o seu custo-benefício e escolher as condições mais vantajosas para o negócio.
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Automatize processos manuais
A tecnologia atual possibilita a automatização da gestão de telefonia por diversos meios. Por exemplo, mediante a implementação de sistemas automatizados para o direcionamento de chamadas.
Nesse caso, é possível direcionar as chamadas para este ou aquele setor, ou fornecer mensagens gravadas para quem liga (informando a impossibilidade de atendimento, por exemplo).
Utilize canais de comunicação via internet
A comunicação via internet, como o Voip (Voice over Internet Protocol), é mais segura e eficiente, com menor interferência e, consequentemente, com mais qualidade que as tradicionais.
Além disso, por meio dela, é possível dispor de recursos adicionais como as videochamadas ou o compartilhamento de tela, que aproxima a equipe, facilitando trabalhos colaborativos.
Faça o controle das suas ligações e em tempo real
É fundamental que a gestão de telefonia se utilize do controle de ligações em tempo real, acompanhando os fluxos de chamada e os padrões de uso.
Isso possibilita a criação de regras para adequar a comunicação corporativa que, como já dissemos, é muito importante para gerar economia e promover a eficiência dos diversos setores.
Ainda, por meio desse controle, é possível verificar a disponibilidade de linhas para identificar problemas e corrigi-los rapidamente, sem interferências na produtividade e no atendimento a clientes.
Contrate empresa especializada
A contratação de uma empresa como a Ligmee, que oferece Telefonia Empresarial com PABX Virtual na nuvem, auxilia a gestão de telefonia porque ela fornece a infraestrutura adequada para a comunicação empresarial.
Além da possibilidade de aplicação de todos os aspectos da gestão, vistos anteriormente, a contratação de seus planos evita instabilidades na cobertura, garante a segurança da comunicação interna ou externa e evita que os clientes fiquem insatisfeitos com o atendimento.
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